Инструкция по заполнению авансового отчета по командировке в 2018 году. Как правильно составить и подать авансовый отчет. Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы. Правила и требования при заполнении авансового отчета.
Cодержание
Введение
Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации определенную сумму средств на командировочные расходы. Основанием для выдачи этой суммы (аванса) служит приказ руководителя организации. Аванс должен покрывать транспортные и другие расходы – проживание, питание, при необходимости – траты на нужды организации. В эту же сумму должны входить и суточные.
Когда сдается авансовый отчет по командировке
На составление авансового отчета сотруднику отводится ровно три дня с момента возвращения из служебной поездки. Датой возвращения считается число, прописанное в проездных документах (билетах на автобус, поезд, самолет) или в путевом листе автомобиля.
Приложения к авансовому отчету
В соответствии с действующим законодательством подотчетное лицо по возвращении из командировки предоставляет в бухгалтерию:
- Кассовый чек или товарный чек/квитанцию, если в кассовом чеке не указано наименование приобретенного товара.
- Прочие расчетные документы, подтверждающие расходы, совершенные во время деловой поездки.
На личные расходы сотрудника, включая суточные, утвержденные законодательно, необходимо предоставить подтверждающие документы.
См. также
Как составить авансовый отчет по командировке: образец заполнения и пошаговая инструкция
Документ относится к бланкам строгой отчетности и составляется по форме №АО-1, которая еще некоторое время назад была обязательной и единственной, однако сегодня организациям открыта возможность готовить авансовый отчет в свободной форме. На практике же большинство предприятий продолжают использовать унифицированную форму как наиболее удобную и отработанную.
Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне сотрудник указывает следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- Дата направления в командировку;
- Цель командировки;
- Сумма аванса;
- Даты и суммы предыдущих авансов;
- Подпись сотрудника.
Правую сторону авансового отчета заполняет бухгалтер.
На оборотной стороне авансового отчета перечисляются конкретные расходы, подтвержденные приложенными документами.
Заполнение бланка авансового отчета
Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:
- Номер и дата авансового отчета;
- ФИО сотрудника;
- Цель командировки;
- Даты и места проведения командировки;
- Сумма аванса;
- Сумма расходов по видам;
- Подписи сотрудника и бухгалтера.
Порядок и цели выдачи подотчетных средств
Выдача подотчетных средств осуществляется по расходному кассовому ордеру на основании приказа руководителя организации. Подотчетные суммы могут быть выданы для оплаты транспортных, проживательных, питательных расходов, а также для трат на нужды организации.
Авансовый отчет является документом, подтверждающим правомерность расходования полученных средств. Он подготавливается в течение трех дней с момента возвращения сотрудника из командировки или израсходования подотчетной суммы.
В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные суммы не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия, и с них удерживается НДФЛ.
Использование авансового отчета позволяет более эффективно контролировать и учет расходов сотрудников в командировке, а также обеспечивает ответственность и прозрачность в использовании средств.
Бланк и образец заполнения авансового отчета по командировке в 2018 году представлены в данной статье. Соблюдение правил и требований при заполнении и предоставлении авансового отчета является важным аспектом финансовой дисциплины и прозрачности в организации.
См. также
