Инструкция по заполнению авансового отчета по командировке в 2018 году. Как правильно составить и подать авансовый отчет. Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы. Правила и требования при заполнении авансового отчета.
Cодержание
Введение
Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации определенную сумму средств на командировочные расходы. Основанием для выдачи этой суммы (аванса) служит приказ руководителя организации. Аванс должен покрывать транспортные и другие расходы – проживание, питание, при необходимости – траты на нужды организации. В эту же сумму должны входить и суточные.
Когда сдается авансовый отчет по командировке
На составление авансового отчета сотруднику отводится ровно три дня с момента возвращения из служебной поездки. Датой возвращения считается число, прописанное в проездных документах (билетах на автобус, поезд, самолет) или в путевом листе автомобиля.
Приложения к авансовому отчету
В соответствии с действующим законодательством подотчетное лицо по возвращении из командировки предоставляет в бухгалтерию:
- Кассовый чек или товарный чек/квитанцию, если в кассовом чеке не указано наименование приобретенного товара.
- Прочие расчетные документы, подтверждающие расходы, совершенные во время деловой поездки.
На личные расходы сотрудника, включая суточные, утвержденные законодательно, необходимо предоставить подтверждающие документы.
См. также
Как считать дни командировки Если сотрудник уезжает ночью?
Как составить авансовый отчет по командировке: образец заполнения и пошаговая инструкция
Документ относится к бланкам строгой отчетности и составляется по форме №АО-1, которая еще некоторое время назад была обязательной и единственной, однако сегодня организациям открыта возможность готовить авансовый отчет в свободной форме. На практике же большинство предприятий продолжают использовать унифицированную форму как наиболее удобную и отработанную.
Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне сотрудник указывает следующие данные:
- ФИО сотрудника;
- Дата направления в командировку;
- Цель командировки;
- Сумма аванса;
- Даты и суммы предыдущих авансов;
- Подпись сотрудника.
Правую сторону авансового отчета заполняет бухгалтер.
На оборотной стороне авансового отчета перечисляются конкретные расходы, подтвержденные приложенными документами.
Заполнение бланка авансового отчета
Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:
- Номер и дата авансового отчета;
- ФИО сотрудника;
- Цель командировки;
- Даты и места проведения командировки;
- Сумма аванса;
- Сумма расходов по видам;
- Подписи сотрудника и бухгалтера.
Порядок и цели выдачи подотчетных средств
Выдача подотчетных средств осуществляется по расходному кассовому ордеру на основании приказа руководителя организации. Подотчетные суммы могут быть выданы для оплаты транспортных, проживательных, питательных расходов, а также для трат на нужды организации.
Авансовый отчет является документом, подтверждающим правомерность расходования полученных средств. Он подготавливается в течение трех дней с момента возвращения сотрудника из командировки или израсходования подотчетной суммы.
В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные суммы не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия, и с них удерживается НДФЛ.
Использование авансового отчета позволяет более эффективно контролировать и учет расходов сотрудников в командировке, а также обеспечивает ответственность и прозрачность в использовании средств.
Бланк и образец заполнения авансового отчета по командировке в 2018 году представлены в данной статье. Соблюдение правил и требований при заполнении и предоставлении авансового отчета является важным аспектом финансовой дисциплины и прозрачности в организации.
См. также
Как считать дни командировки Если сотрудник уезжает ночью?
