Узнайте, как перейти на электронный документооборот с контрагентами пошагово. Сравните преимущества и способы реализации ЭДО. Повысьте эффективность бизнеса и сократите затраты на бумажные документы.
Cодержание
Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.
Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.
Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде
Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и "времязатратность".
Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.
Способы реализации ЭДО
Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.
Как перейти на электронный документооборот
Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:
- Изменить учётную политику компании, чтобы разрешить использование электронных документов. Необходимо прописать, что документы могут создаваться в онлайне и подписываться электронной подписью.
- Изучить движение документов в компании, чтобы понять, через кого они проходят, сколько людей задействовано и где возникают затруднения и задержки.
- Выбрать подходящую систему ЭДО. Варианты включают веб-версию или интеграцию ЭДО в учётную систему компании.
- Приобрести электронную подпись, необходимую для подписания документов в онлайне. Электронную подпись можно прикрепить к документам с помощью средства криптозащиты информации (СКЗИ).
- Выбрать оператора ЭДО. Операторы предоставляют специальные сервисы для обмена электронными документами с контрагентами. Важно узнать, какие операторы используют ваши контрагенты.
- Подключить контрагентов к системе ЭДО.
Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает только при условии, что все участники подключены к Системе ЭДО. Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга, которая позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, подключенными к разным операторам.
Переход на электронный документооборот позволяет сократить затраты на бумажные документы, ускорить процессы работы с документами и повысить эффективность бизнеса. Кроме того, электронные документы являются юридически значимыми и имеют аналогичную собственноручной подписи и печати на бумажных документах силу.
