В России с 2021 года начался переход с бумажной трудовой на электронную (ЭТК), что стало одним из важных шагов в развитии цифровой экономики. В данной статье мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России. Кроме того, мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет организовать переход на ЭТК.
Cодержание
Документооборот
В России с 2021 года начался переход с бумажной трудовой на электронную (ЭТК), что стало одним из важных шагов в развитии цифровой экономики. Этот процесс связан с внедрением новой электронной системы учета трудовой деятельности работников, которая заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) облегчит процесс учета трудового стажа и поможет работодателям и работникам сократить бюрократические процедуры.
В данной статье мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России. Кроме того, мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет организовать переход на ЭТК.
Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку, он имеет на это право. Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать соответствующее заявление и получить бумажный документ на руки в течение трех дней со дня подачи заявления.
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустроены в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустроится впервые, переход на электронную форму является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, он имеет право на сохранение бумажного документа в дополнение к электронной трудовой. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант трудовой книжки.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной.
В чем преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Если сотрудник желает отказаться от перехода и сохранить бумажную ТК, он имеет на это право. Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать заявление.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) - это сведения о трудовой деятельности работника, которые с 01.01.2023 хранятся в цифровой форме на информационных ресурсах Социального фонда России (СФР), а до этого содержались на серверах Пенсионного фонда (ПФР). В электронную книжку вносят следующие данные:
- ФИО работника;
- ИНН работника;
- СНИЛС работника;
- Паспортные данные работника;
- Сведения о месте работы;
- Сведения о заработной плате и начисленных страховых взносах;
- Сведения о периодах трудовой деятельности;
- Другие сведения, связанные с трудовой деятельностью.
В отличие от бумажного варианта в электронном формате не указывают:
- Данные о родственниках работника;
- Сведения о выданных исходящих документах;
- Сведения о входящих документах;
- Данные о награждениях и поощрениях;
- Данные о дисциплинарных взысканиях;
- Данные о премировании.
См. также
Переход на электронные трудовые книжки
До 2020 года сведения о работе граждан в Российской Федерации содержались в БТК. В 2020 году вступил в силу ФЗ № 439 о введении ЭТК. До 2021 года все работники должны были решить, в какой форме работодатель будет вести их трудовую: в электронной или бумажной. Каждый сотрудник должен был подтвердить свое решение заявлением. Если работник выбирал ЭТК, бумажную книжку ему выдавали на руки, предварительно указав в ней, что сотрудник перешел на электронный вариант ведения трудовой. После чего работодатель подавал сведения о рабочей деятельности специалиста сначала в Пенсионный, а теперь в Социальный фонды.
Если сотрудник выбирал бумажный вариант, работодателю приходилось одновременно вести 2 вида книжек: бумажную и электронную. С 1 января 2021 года граждане, которые впервые начали работать, права выбора не имеют. Для них оформляется только ЭТК.
Переход на электронные трудовые книжки в 2023 году полностью завершен, соответственно работодатели по закону обязаны формировать информацию на каждого работника в цифровой форме и передавать их в СФР.
До 1 января 2023 года работодатели сдавали в ПФР специальную отчетность по форме СЗВ-ТД. Сейчас данные предоставляют в Социальный фонд по форме ЕФС-1.
Ведение ЭТК регламентируется следующими нормативными документами:
- Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части установления обязанности ведения электронной трудовой книжки";
- Постановление Правительства Российской Федерации от 11.09.2020 № 1372 "Об утверждении Положения о порядке ведения электронной трудовой книжки";
- Приказ Минтруда России от 17.06.2020 № 542н "Об утверждении формы записи о видах выплат и начислений по работникам в электронной трудовой книжке".
Электронная трудовая книжка: особенности
Введение ЭТК имеет свои плюсы и минусы. К преимуществам относятся:
- Удобство использования и доступность - электронная трудовая книжка всегда доступна через интернет;
- Безопасность данных - электронная форма обеспечивает защиту от потери и повреждения документов;
- Сокращение бумажного документооборота - переход на электронные трудовые книжки позволяет снизить использование бумажных документов и бюрократические процедуры;
- Удобный поиск информации - электронная трудовая книжка позволяет быстро находить необходимую информацию о трудовой деятельности работника.
К недостаткам можно отнести:
- Зависимость от интернета - для доступа к электронной трудовой книжке необходимо наличие интернета;
- Потенциальные угрозы безопасности данных - при использовании электронных трудовых книжек существует риск несанкционированного доступа к личной информации работников;
- Необходимость обучения персонала - работодателям приходится обучать сотрудников использованию электронных трудовых книжек и ведению данных в электронной форме.
Можно ли в 2022 году перейти на электронные трудовые книжки?
Да, можно. В 2022 году перейти на электронную трудовую могут те сотрудники, на которых до сих пор ведут бумажные книжки. Кроме того, на сотрудников, которые впервые трудоустроены в 2022 году, можно оформлять исключительно электронные трудовые. Сотрудник в любое время может отказаться от бумажного документа. Перейти на электронную трудовую книжку сотрудник может у любого работодателя в любое время (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Чтобы это сделать, необходимо написать заявление о переходе.
В случае, когда сотрудник на предыдущем месте работы уже отказался от ведения бумажной трудовой книжки и запись об этом внесена в документ, то при приеме сотрудника на работу нельзя продолжать вести записи в трудовой книжке в бумажном виде. Возможность вернуться к ведению трудовой книжки на бумаге в Трудовом кодексе и Законе № 439-ФЗ не предусмотрена. Если сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель сообщает об этом в ПФР. Эту информацию отражают на индивидуальном лицевом счете сотрудника, изменить это решение нельзя. Поэтому вернуться к ведению бумажной книжки сотрудник не может даже на новом месте работы.
Сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу в 2022 году, бумажные трудовые книжки не оформляются. Их трудовые книжки работодатели ведут исключительно в электронном виде. Они уже не смогут подать заявления, что хотят оформить бумажную трудовую (ст.2 Закона № 439-ФЗ).
Сотрудники, у которых не было возможности подать работодателю до 31 декабря 2020 года включительно одно из заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки, вправе сделать это в любое время. Достаточно подать письменное заявление по основному месту работы или при трудоустройстве. Например, если сотрудник: не исполнял свои трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы (период временной нетрудоспособности, отпуска, отстранения от работы); имеет страховой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоял в трудовых отношениях и не подавал заявление о выборе способа ведения трудовой книжки. Когда сотрудник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажную трудовую ему нужно выдать. При выдаче трудовой книжки внесите в нее запись о подаче сотрудником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1.
