Статья посвящена ошибкам, которые могут возникнуть при оформлении документов. Рассматриваются распространенные ошибки, их причины, а также основные правила оформления и исправления неверной информации.
Cодержание
Ошибки в документах приводят к искажению данных, увеличению сроков согласований, трате лишних средств, а также могут стать проблемой в работе с контролирующими органами. К сожалению, человеческий фактор нельзя полностью исключить даже с помощью цифровизации бизнеса. Поэтому мы предлагаем ознакомиться с наиболее распространёнными ошибками в документах и всегда быть «начеку».
Ошибка № 1. Я художник, я так вижу
Ежедневно подписывается и отправляется множество документов, а от того, как документ оформлен, зависит его юридическая сила и понятность для других. Компании могут самостоятельно разрабатывать типовые бланки, главное — учесть в них все необходимые реквизиты. Как правило, с реквизитами на документах у большинства и возникают проблемы.
Перечень обязательных реквизитов
- Наименование документа;
- Дата составления;
- Подписи ответственных лиц;
- Наименование и реквизиты организации;
- Контактная информация (адрес, телефон, электронная почта);
- ИНН, ОГРН, ОКПО, КПП и другие идентификационные данные.
Первый шаг — проверить наличие обязательных реквизитов на бланке. После этого необходимо правильно расположить и написать данные. В создании типовых бланков нельзя проявить творческие способности; необходимо следовать ГОСТу и ставить реквизиты в предписанных местах.
Основные правила оформления документов
- Автор документа указывается в верхней части документа посередине или справа;
- Наименование вида документа пишется по центру;
- Дату ставят под наименованием документа вверху слева, указывая дату подписания;
- Город указывается в одну линию с датой;
- Подписи располагаются по подчинённости.
Третий шаг — создание типовых бланков для каждого вида документа, чтобы не проверять каждый раз правильность оформления.
Ошибка № 2. Отправляю туда, сам не знаю куда
При заполнении документов, адресат которых другая компания или человек, наиболее распространённые ошибки связаны с неправильным указанием адресата либо недостаточной информацией о нем. В результате документ может не достичь нужного адресата или вызвать недоразумения.
Наиболее распространённые ошибки в документах
| Тип ошибки | Описание |
|---|---|
| Ошибки в реквизитах | Неправильно указанные названия, адреса и контактная информация. |
| Ошибки в дате | Указание неверной даты составления или подписания документа. |
| Ошибки при подписании | Подписи неуполномоченных лиц или отсутствие подписей. |
Исправить ошибку, допущенную в официальной бумаге, можно, обратившись в суд. Однако перед этим необходимо сделать всё возможное для досудебного исправления недочётов.
См. также
Как Фсбу 27 по первичке рекомендует исправлять первичные документы?
Ошибки в первичных документах
Существуют ошибки, которые могут повлиять на принятие расходов компании, и те, которые считаются незначительными. Например, опечатка в акте приемки-передачи, которая не препятствует идентификации хозяйственной операции, может быть несущественной.
Основные правила работы с первичными документами
- Формы первичных учетных документов утверждаются руководителем;
- Документы должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или сразу после;
- Подписывать документы должен уполномоченный сотрудник;
- Исправления в кассовые и банковские документы не допускаются.
Внесение исправлений может осуществляться только по соглашению с участниками хозяйственных операций.
Ошибки в юридических документах
Докаументы, обладающие юридической силой, могут содержать ошибки, что требует тщательной проверки. Каждый случай ошибки требует индивидуального подхода к анализу и исправлению.
Внимание к формам, реквизитам и правильности заполнения документов снизит вероятность возникновения ошибок и поможет избежать проблем как с контролирующими органами, так и внутри компании.
Что нам скажет Википедия?
Ошибки первого рода (𝛼-ошибка, ложноположительное заключение) — ситуация, когда отвергнута верная нулевая гипотеза (об отсутствии связи между явлениями или искомого эффекта).
Ошибки второго рода (β-ошибка, ложноотрицательное заключение) — ситуация, когда принята неверная нулевая гипотеза.
Данные понятия являются ключевыми в задачах проверки статистических гипотез в математической статистике. Эти понятия широко применяются в различных областях, когда требуется принять «бинарное» решение — да или нет — на основе определенного критерия (теста, проверки, измерения). Однако такие решения могут быть ненадежными с определенной вероятностью, поскольку критерий может давать ложные результаты.
Области рассмотрения ошибок первого и второго рода также включают инженерию, экономику, медицину, социологию, экологию и другие области, где статистические методы используются для принятия решений на основе данных. Понимание и управление ошибками первого и второго рода являются важными аспектами при проведении статистических исследований и принятии решений на основе статистических выводов.
