Акт сверки - это документ, который помогает компаниям согласовать платежи и выявить задолженность. Узнайте, как провести сверку по расчетам, кто участвует в составлении акта сверки и для чего он используется. Не допустите проблем с давностью задолженности и защитите свои интересы в суде.
Cодержание
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который составляют две компании, чтобы согласовать платежи и понять, должен ли кто-то кому-то. Это необязательный документ, но им часто пользуются бухгалтерские службы.
ООО проводят сверку с контрагентами минимум раз в год — перед тем, как составить годовую отчетность. Для ИП акт сверки необязателен.
Для чего используется
Обычно компании сверяют данные по определенным договорам или счетам-фактурам за конкретный период времени. Цель составления акта сверки — найти и зафиксировать расхождения по всем поступлениям денег.
Выявленная задолженность помогает сторонам договориться о сроках её погашения. Акт сверки вместе с договором, счетами-фактурами, накладными станет подтверждением нарушения сроков при обращении в суд.
Акт сверки взаиморасчетов нужно составлять ежегодно, чтобы вернуть долги, если они есть. Статья 196 Гражданского Кодекса устанавливает срок исковой давности по делам, связанным с возвратом задолженности. А по ст. 200 ГК РФ, подать заявление в суд можно не позже трех лет с момента обнаружения задолженности.
Если в течение трех лет вы ничего не сделаете, то должник в суде может сослаться на то, что срок давности истек. Суд примет решение в его пользу, а вы не получите свои деньги.
Срок исковой давности можно прервать. Для этого нужно составить и подписать акт сверки в течение трех лет после появления задолженности. Если должник, подписавший акт, так и не выплатил долг, то можно обратиться в суд, который вынесет решение о прерывании срока давности. И у вас будет еще три года на взыскание задолженности.
Кто участвует в составлении документа
Любая из сторон договора может запросить акт сверки взаиморасчетов. Его составляет бухгалтер по финансовым документам: счетам, счетам-фактурам, актам выполненных работ и т.д.
Перед отправкой документа контрагенту его подписывает главный бухгалтер, руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Акт сверки будет иметь юридическую силу, если его подписал руководитель организации или у бухгалтера есть доверенность, которая позволяет ему подписывать все важные документы организации.
Как провести сверку по расчетам
Акт сверки составляют по одной из позиций:
- Лучше составлять акт после получения денег, закрывающих договор, или после того, как товар был поставлен.
- Бывает, что акт сверки составляют при проведении инвентаризации имущества и средств организации. Обычно после проведения такой проверки обнаруживают дебиторскую или кредиторскую задолженность.
- Самый часто встречающийся способ — систематическое (например, раз в год) подписание актов сверки между контрагентами.
Акт сверки — это документ, где стороны проверяют взаиморасчеты и выясняют, кто, что и кому должен. Должник, подписавший акт сверки, де-юре признает долг, а срок начинается заново (ст. 203 ГК «Перерыв течения срока исковой давности»). Акт сверки — документ строгой отчетности, он должен иметь номер, дату, ссылку на договорные отношения сторон, должен быть подписан контрагентами, предупреждает эксперт Анна Жолобова. Иначе сторона может ссылаться на его недействительность.
Еще часто встречается предъявление претензии к должнику. В случае досудебного порядка урегулирования спора, предусмотренного законом или договором (претензионный порядок, медиация), течение срока исковой давности приостанавливается на время такой процедуры. Если должник в ответ на претензию признает долг, то срок исковой давности начинается заново, как и в случае с актом сверки.
Согласно п. 20 постановления Пленума ВС, еще срок «перезапускается» после изменения договора, из которого следует, что должник признает долг, или после самой просьбы до
Суть дела
Стороны заключили два договора на выполнение работ по установке окон. По одному договору подрядчик выполнил работы на сумму 1 044 000 руб. Заказчик принял эти работы, стороны подписали акт без замечаний. Позже подрядчик известил заказчика о необходимости приемки выполненных работ по второму договору — еще на 3,5 млн руб. Он направил заказчику для подписания акт формы КС-2 и справку формы КС-3 (с письмом от 21.10.2016). Заказчик это письмо получил. Данный факт подтверждала подпись сотрудника заказчика на письме. Поскольку подрядчик не получил ответ, он повторно направил 04.12.2016 акты по почте. Эти письма были вручены законному представителю по доверенности (этот факт позже подтвердило и ФГУП «Почта России»). Но ответ так и не последовал. В связи с этим подрядчик подал иск о взыскании с заказчика задолженности (291 000 руб. по одному договору и 3,5 млн руб. — по второму), а также неустойки и процентов за пользование чужими денежными средствами.
Позиции судов
Суд первой инстанции удовлетворил иск подрядчика частично. Он взыскал с заказчика только 291 000 руб. по первому договору. В отношении задолженности по второму договору на 3,5 млн руб. суд отказал. Основанием для отказа в этой части иска стал акт сверки, который подписали обе стороны и в котором отсутствовало упоминание о задолженности заказчика на 3,5 млн руб.
В частности, в суде выяснилось, что в конце 2016 г. стороны подписали акт сверки, в котором задолженность по второму договору не числилась. Причем со стороны подрядчика акт сверки подписал его генеральный директор. Акт сверки содержал наименование документа, реквизиты сторон, период, за который проводилась сверка (по состоянию на конец 2016 г.), основание составления акта сверки — задолженность отсутствует, реквизиты подписанного договора, реквизиты первичных документов (акт выполненных работ от 31.05.2016 на сумму 1 044 000 руб., которые заказчик принял и оплатил), подписи и печати сторон. То есть задолженность на сумму 3,5 млн руб. по акту КС-2 от 21.10.2016, на основании которого был заявлен иск, не была указана в акте.
