Как сдать отчетность без спешки и аврала — советы психолога

Узнайте советы психолога о том, как сдать отчетность без спешки и аврала. Подготовьте себя психологически, обеспечьте время тишины, создайте план действий и управляйте временем. Важные сроки сдачи отчетности также учтены в статье.

Как сдать отчетность без спешки и аврала — советы психолога

Для одних отчетный период — это лишь пара дней в авральном круглосуточном режиме, для других — штатное мероприятие, требующее основательной подготовки. В любом случае и те и другие в этот период находятся в состоянии стресса, испытывая давление руководства, робея перед большим объемом работы, отслеживая постоянно меняющееся законодательство, боясь допустить ошибку.

Настройка внутренних ресурсов

В психологии слово «ресурс» обозначает энергию, физические и душевные силы, которые помогают в достижении желаемых результатов. Делимся с вами несколькими простыми приемами, которые позволят вам создать энергетический запас, чтобы не выгореть в условиях высокой рабочей нагрузки.

1. Создайте правильный настрой

Самомотивация — замечательная способность создать позитивное отношение к делам, которые неинтересны или неприятны. Чтобы отчетность не вызывала негативных эмоций, сконцентрируйтесь на пользе. Сформулируйте, почему лично вам важно сдать этот отчет. Например, вы сможете больше времени уделять семье или пройти курс обучения, о котором давно мечтали. Назначьте себе поощрение. Это может быть крупное вознаграждение по итогам всего отчетного периода или небольшие подарочки за каждый из сданных отчетов. Ценность поощрения должна быть адекватна нагрузке, иначе вам будет неинтересно вкладывать силы.

А еще полезно мысленно уменьшать проблему. Разберите большую задачу на маленькие, по 15-20 минут на каждую из них — это несложно и займет немного времени.

2. Обеспечьте себе время тишины

Немало беспокойства добавляют, как ни странно, коллеги и руководители. Сложно сконцентрироваться на балансе, если постоянно отвлекают: то директору надо срочно банк посмотреть, то менеджер оспаривает сумму отпускных, то в почте мигает письмо с пометкой «Срочно!».

Договоритесь с коллегами, что в отчетный период вы сможете отвечать на их вопросы устно в строго определенный промежуток времени, например ежедневно с 12 до 13 часов. Убедите директора, что продуктивность возрастет, а риск ошибок снизится, если вас не будут дергать каждые пять минут.

Унифицируйте поток входящих задач: пусть коллеги пишут только на почту или в Telegram. Можно отключить оповещения, в течение дня выделять по 15 минут раз в два часа для разбора писем. В остальное время они не будут вас отвлекать.

План действий

Одной из главных причин стресса во время отчетного периода является неподготовленность и отсутствие четкого плана действий. Вот несколько шагов, которые помогут вам справиться с отчетностью без спешки и аврала:

1. Ознакомьтесь с действующим законодательством и требованиями к отчетности заранее. Изучите все изменения, которые могут повлиять на вашу отчетность и узнайте, какие документы и информацию вам необходимо подготовить.
2. Составьте план работы и распределите задачи по времени. Определите, какие задачи требуют более пристального внимания и установите приоритеты. Разделите работу на небольшие подзадачи и распределите их по дням или часам.
3. Создайте рабочую атмосферу и комфортное рабочее место. Убедитесь, что у вас есть все необходимое оборудование и материалы для работы. Организуйте свое рабочее пространство так, чтобы минимизировать отвлекающие факторы.
4. Планируйте перерывы и время отдыха. Важно давать себе время для отдыха и расслабления, чтобы избежать переутомления. Помимо перерывов на обед и чашечку кофе, уделите время физической активности или медитации, чтобы снять напряжение и восстановить энергию.
5. Используйте техники управления временем. Организуйте свое время так, чтобы максимально эффективно использовать его. Используйте методы планирования и приоритезации, такие как матрица Эйзенхауэра или методика Pomodoro, чтобы управлять своим временем и сфокусироваться на важных задачах.
6. Обратитесь за помощью, если необходимо. Если у вас возникают сложности или непонятные моменты в отчетности, не стесняйтесь обратиться к профессионалам или коллегам за помощью и консультацией. Использование специализированных сервисов или программ может также упростить вашу работу.

Следуя этим советам, вы сможете сдать отчетность без спешки и аврала, сэкономив свои силы и избежав стрессовых ситуаций. Помните, что планирование и организация являются ключевыми факторами успеха во время отчетного периода.

Важные сроки сдачи отчетности

Чтобы избежать спешки и аврала, необходимо знать и учесть все важные сроки сдачи отчетности. Вот несколько сроков, которые стоит запомнить:

Запомните эти даты и планируйте свою работу так, чтобы сдать отчетность вовремя и без стресса.