Узнайте, что понимается под организацией документооборота в организации. Важность документооборота в делопроизводстве, принципы его организации и автоматизация. Повысьте эффективность работы с документами и ускорьте процессы в организации.
Cодержание
Документооборот — непрерывное движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. Невостребованные документы, лежащие без движения, представляют собой груду бесполезных бумаг.
Важность документооборота в делопроизводстве
Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Организация документооборота
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
В делопроизводстве документооборот рассматривается, как функция коммуникации, реализация которой должна соотноситься с общими целями делопроизводства: информационным обеспечением деятельности аппарата управления, документированием его деятельности, хранением и использованием ранее созданной информации.
С нечеткой организацией движения документов связаны многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Процесс документирования принимаемого управленческого решения содержит три составляющие:
- Информационная поддержка решения.
- Документирование решения (создание распорядительного документа).
- Контроль за его выполнением.
Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения. Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем – к руководителям. Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в целом.
См. также
Принципы организации движения документооборота
Специалистами разработаны принципы организации движения документооборота:
- Оперативность движения.
- Единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов.
- Однократность операций одинакового целевого назначения.
- Исключение лишних инстанций.
Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Этапы документооборота в организации
Документооборот организации можно разделить на отдельно взятые этапы:
- Экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию – это получение, проверка целостности конвертов, направление либо адресатам, либо на рассмотрение руководителя. Вся корреспонденция вскрывается, кроме корреспонденции с отметкой «секретно».
- Рассмотрение документов руководителем организации.
- Рассмотрение документов специалистами организации.
- Подготовка ответов на входящую корреспонденцию.
- Отправка исходящей корреспонденции адресатам.
- Хранение и архивация документов.
Связь документооборота и делопроизводства
Существует также такое понятие, как "делопроизводство", которое часто используют как синоним термина "документооборот", однако, их следует разделять. Делопроизводство — это комплекс мероприятий в организации по документационному обеспечению управления. А термином "документооборот", как правило, описывается движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
Документооборот в организации может быть как централизованным, так и представленным на уровне конкретных подразделений. В централизованном документообороте рассматривают три основных типа документов: входящие (от внешних контрагентов), исходящие (из подразделений) и внутренние (для рассылки внутри организации).
См. также
Автоматизация документооборота
Документооборот в современных организациях может быть автоматизирован с помощью специальных систем электронного документооборота (СЭД). Системы автоматизации документооборота облегчают процессы создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контролируют выполнение работ с документами и обеспечивают защиту от несанкционированного доступа.
Существуют различные продукты для автоматизации документооборота на платформе "1С:Предприятие 8". Примером такой системы является "ПитерСофт: Управление процессами". Автоматизация документооборота упрощает работу с документами, ускоряет их обработку и повышает эффективность всего процесса.
Заключение
Организация документооборота является важным аспектом в управлении любой организацией. Правильная организация и автоматизация документооборота позволяют снизить риски потери информации, ускорить процессы работы с документами и повысить эффективность деятельности организации в целом.
Что нам скажет Википедия?
Организация делопроизводства является важной составной частью деятельности аппарата управления любой организации или органа государственной власти и местного самоуправления. Она охватывает деятельность, связанную с созданием документов и работой с ними. В документах фиксируются все основные и текущие вопросы деятельности организации.
Федеральное архивное агентство координирует систему делопроизводства и обеспечивает методическое сопровождение ее участников. Основы делопроизводства и документооборота находятся в ведении этого ведомства. Формы документов разрабатывает Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.
Нормативно-правовая база делопроизводства в России включает Конституцию Российской Федерации, федеральные конституционные законы, кодифицированные правовые акты, федеральные законы, а также подзаконные акты. Эти акты развивают и конкретизируют нормы соответствующих законов и определяют механизмы их исполнения и применения.
Для ведения делопроизводства в организациях может создаваться служба делопроизводства. Это структурное подразделение, которое занимается функциями по ведению делопроизводства, а также отвечает за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
Целью деятельности службы делопроизводства является организация, ведение и совершенствование системы делопроизводства на основе единой политики и внутренних локальных актов организации с применением современных информационных технологий в работе с документами. Она также осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.
Делопроизводство подразделяется на три стадии: подготовительную, текущую и архивную. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Документооборот представляет собой деятельность по организации движения документов на предприятии от их создания или получения до завершения исполнения. Он включает три основных потока документации: входящий, исходящий и внутренний. В организациях, работающих с секретными документами, действуют специальные правила и подразделения для учета и обработки таких документов. Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства осуществляется с помощью программ автоматизированных систем.
В некоторых организациях применяется электронный документооборот, который позволяет обрабатывать и обмениваться документами между подразделениями с использованием электронных средств. Для его организации создается база данных на сервере организации, где хранятся все документы, и устанавливаются права доступа.
