Учёт и списание горюче-смазочных материалов (ГСМ) требует определённых документов. Узнайте, какие документы необходимы для правильного и экономически обоснованного списания ГСМ в компании.
Cодержание
В учетной политике каждой компании, которая владеет, арендует или использует автотранспортные средства, должен быть определен способ учета и списания горюче-смазочных материалов (ГСМ). Для правильного и экономически обоснованного списания ГСМ необходимо иметь определенные документы и нормы.
Нормы расхода на ГСМ
ГСМ включает в себя три группы материалов: топливо, смазочные материалы и специальные жидкости. Контроль за расходом топлива и смазочных материалов обычно ведется в специальной ведомости учета и движения ГСМ.
В бухгалтерском и налоговом учете основная задача списания ГСМ относится к 1-й группе (топливо), так как его расход при эксплуатации автомобиля намного выше, чем расход охлаждающей жидкости.
Способ учета расходов на ГСМ должен быть утвержден в учетной политике компании. Здесь необходимо указать, будет ли компания нормировать расходы и если да, то какими нормами будет осуществляться списание - собственными или утвержденными Минтрансом.
Нормативы расхода на ГСМ могут быть использованы не только для списания, но и для планирования закупки топлива, особенно если речь идет о транспортном предприятии.
Ранее Минфин устанавливал, что расходы на ГСМ должны учитываться с применением норм, утвержденных распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Списывать топливо по своим лимитам разрешалось только в случае отсутствия утвержденных норм для соответствующего автомобиля. Однако позже было разрешено списывать ГСМ по фактическим затратам, без нормирования (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).
На практике часто требуется установление собственных норм расхода для автомобилей, так как утвержденные показатели не всегда соответствуют фактическим. Принятые для учета нормы, независимо от того, собственные они или утвержденные Минтрансом, должны быть утверждены приказом руководителя компании.
Расчет нормы расхода на ГСМ
Наиболее надежным и удобным способом определения норм расхода ГСМ является использование показателей, установленных Минтрансом. В случае отсутствия утвержденных Минтрансом норм для конкретной модели автомобиля, компания может установить свой лимит.
Для расчета нормы расхода на ГСМ можно использовать два способа. Первый способ заключается в том, чтобы заправить автомобиль полным баком топлива и отправить его в поездку по заданному маршруту. После окончания поездки комиссия снимает показания одометра до выезда и после приезда, а затем, путем деления количества заправленного топлива на пройденное расстояние, высчитывает расход топлива на один километр пути. Полученный показатель фиксируется в акте контрольного замера расхода топлива.
Второй способ более простой - установить стандартную норму и повышающие коэффициенты для сезонности, степени загрузки, городских и магистральных маршрутов.
См. также
Документы, необходимые для учета расходов на ГСМ
Все расходы, которые учитываются в бухгалтерии, должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (согласно статье 252 Налогового кодекса РФ). Для учета расходов на ГСМ необходимо иметь следующие документы:
- Приказ об утверждении норм расхода ГСМ;
- Учетная политика компании;
- Путевой лист - для подтверждения факта расходов и оплаты;
- Чеки АЗС - для подтверждения факта оплаты.
Для более подробного учета и списания ГСМ по путевым листам в 2023 году был введен новый порядок, регламентированный стандартной формой путевого листа, действующей с 1 февраля 2023 года. Этот документ рекомендуется использовать компаниям, использующим транспортные средства как основной вид деятельности. Для организаций, использующих транспортное средство для различных производственных и управленческих нужд, действует форма путевого листа, утвержденная законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 года.
Путевой лист позволяет фиксировать количество выданного и оставшегося топлива, а также рассчитывать количество топлива, подлежащего списанию на основании этих данных. Расчет может быть осуществлен по формуле:
Топливо, подлежащее списанию на затраты = Остаток топлива при выезде + Количество заправленного топлива - Остаток на конец дня
В соответствии с нормативными актами, заполнение путевого листа позволяет рассчитать как фактическое, так и нормативное списание ГСМ, которые отражаются в бухгалтерском учете.
Таким образом, наличие учетной политики, приказа об утверждении норм расхода ГСМ, путевых листов и чеков АЗС обеспечивает правильный и обоснованный учет и списание горюче-смазочных материалов в компании.
