В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий, которые следует выполнить, если сотрудник в командировке ночевал не в гостинице. Узнайте, как определить фактический срок пребывания, компенсировать расходы на проживание и квалифицировать несчастный случай в командировке.
Cодержание
При направлении сотрудников в командировку, возникают спорные ситуации, связанные с определением сроков пребывания сотрудника в командировке, возможностью компенсации командировочных расходов и их учета для целей налогообложения прибыли. В данной статье мы рассмотрим алгоритм действий, которые следует выполнить, если сотрудник в командировке ночевал не в гостинице.
Определение фактического срока пребывания
Для подтверждения фактического срока пребывания сотрудника в командировке необходимо использовать проездные документы, представляемые работником по возвращении из командировки. Если проездной документ утерян, можно запросить его копию или справку у транспортной организации, которая позволит идентифицировать пассажира, маршрут, стоимость и дату поездки.
В случае, если сотрудник уехал в командировку на личном транспорте, служебной запиской можно подтвердить даты поездки. Каждый командированный сотрудник должен составить отдельную служебную записку, которая должна быть приложена к документам, подтверждающим использование машины (путевой лист или квитанции об оплате топлива).
Косвенным подтверждением сроков пребывания сотрудника в командировке может служить приказ о направлении в командировку.
Компенсация командировочных расходов
Согласно законодательству, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы, связанные с проживанием сотрудника в командировке. Если сотрудник ночевал не в гостинице, а в съемной квартире, у родственников или знакомых, расходы на проживание подтверждаются договором краткосрочного найма жилого помещения или распиской о получении денег.
Договор краткосрочного найма жилого помещения заключается между сотрудником и физическим лицом, являющимся владельцем квартиры. Договор должен содержать информацию о нанимателе, объекте найма, сумме арендной платы и сроке проживания. Если договор не заключен, можно воспользоваться распиской о получении платы за проживание, которая должна содержать признаки первичного учетного документа.
В случае, если сотрудник ночует в нежилом помещении, таком как апартаменты, которые не являются жилым помещением, работодатель может не обязан возмещать расходы. В таком случае, чтобы компенсировать сотруднику стоимость проживания, работодатель должен выпустить приказ о компенсации неподтвержденных расходов.
Квалификация несчастного случая в командировке
В случае возникновения несчастного случая в командировке, необходимо провести его квалификацию. Если сотрудник получил травму в командировке, он имеет право на такие же меры защиты и компенсации, как при несчастном случае на территории работодателя.
В командировку сотрудника направляют по поручению работодателя, и все время, пока сотрудник находится в поездке, относится к рабочему времени. Поэтому любой несчастный случай в командировке должен быть расследован, даже если травма получена во время отдыха. Квалификация несчастного случая проводится комиссией, которая определяет, связан ли случай с производством или нет.
Для правильной квалификации несчастного случая в командировке, необходимо выяснить, в интересах какой стороны действовал сотрудник в момент получения травмы – в своих или работодателя. Если в ходе расследования будет доказано, что сотрудник действовал исключительно в своих интересах, несчастный случай будет признан не связанным с производством.
Комиссия по расследованию несчастного случая
Комиссия по расследованию несчастного случая в командировке может быть создана работодателем, который направил сотрудника в командировку, или организацией, на территории которой произошел несчастный случай. Решение о создании комиссии зависит от того, находился ли пострадавший под руководством и контролем персонала организации, в которую его командировали.
Если сотрудник выполняет задание своего работодателя, не под руководством и контролем заказчика, то комиссию по расследованию несчастного случая создает работодатель, по поручению которого сотрудник выполнял работу. В этом случае организация-заказчик выделяет только одного сотрудника для участия в работе комиссии, остальные члены комиссии направляются работодателем к заказчику.
Членами комиссии не могут быть ни пострадавший сотрудник, ни его доверенные лица, однако они могут участвовать в расследовании, например, присутствовать при опросе очевидцев и осмотре места происшествия.
Если сотрудник выполняет работу под руководством и контролем работодателя-заказчика, комиссию по расследованию обязана создать организация, в которую направлен сотрудник. В этом случае, все члены комиссии могут быть назначены работодателем.
Вывод
В случае, когда сотрудник в командировке ночевал не в гостинице, необходимо правильно определить фактический срок пребывания и подтвердить его проездными документами или служебной запиской. Командировочные расходы на проживание вне гостиницы должны быть подтверждены договором краткосрочного найма жилого помещения или распиской о получении денег. В случае несчастного случая в командировке, необходимо провести его квалификацию комиссией и определить, связан ли случай с производством. Комиссия может быть создана работодателем или организацией, на территории которой произошел несчастный случай.
