Формирование отгрузочных документов при передаче товаров. Важность финансовых документов и товарной накладной. Создание отгрузочных документов в программе "1С:Бухгалтерия предприятия 8". Обязательное оформление документации.
Формирование отгрузочных документов к документации первичного порядка является важным этапом в товарно-денежных отношениях. Договор и акт приема-передачи не являются единственными необходимыми документами при передаче имущественных ценностей от одного лица к другому (согласно статье 223 ГК РФ). Участники сделки имеют право определить, как, где и кому будет осуществляться переход имущества. В этом процессе может быть задействован третий фигурант в качестве промежуточного звена, передающего объекты в конечный пункт (покупателю). Все участники сделки - юридические или физические лица - должны получить официальные документы для доставки груза и его отгрузки на месте. Отсутствие хотя бы одного из этих документов может иметь негативные последствия для сторон при возникновении споров и подачи исковых заявлений в суд. Заполнение таких бумаг должно соответствовать законодательству, поскольку многие из них унифицированы на уровне государства. Принципы перехода товарно-материальных ценностей по рассматриваемым документам актуальны как в пределах Российской Федерации, так и при международных перевозках.
Отгрузочные документы — что это такое?
При организации перевозки ключевым аспектом становится формирование необходимой документации. Основными видами таких документов являются финансовые, транспортные и разрешительные. Цепочка ключевых событий выглядит следующим образом: заключение договора между двумя сторонами сделки, его исполнение (т.е. доставка заказанного товара в срок и в нужное место). Однако по прибытии приходится осуществлять действия поставки и разгрузки, что также требует наличия определенных документов. В соответствии со статьей 506 Гражданского кодекса РФ, поставщик обязан отгрузить товар покупателю или третьему лицу. Поэтому подписанные договоренности и акт приема-передачи не являются достаточными. Необходимы отгрузочные документы.
Финансовые документы
К финансовым документам относятся счета-фактуры и коммерческие счета (инвойсы). Формулировка и оформление таких товаросопроводительных документов лежит на продавце (грузоотправителе).
- Комсчет или "CI": В этом документе указывается тип товаров, их качество и количество, а также единицы измерения и общие цены. В нем также указываются названия и адреса участников сделки. Такие документы подтверждают факт покупки-продажи и определяют налогооблагаемую сумму для таможни.
- Счет-проформа: Также известный как "проформа инвойс", это предварительно задокументированный расчет по передаваемым товарам и предоставляемым услугам. Он отправляется от продавца к покупателю в соответствии с условиями сделки и не требует платежей.
Создание отгрузочных документов в программе "1С:Бухгалтерия предприятия 8"
Для отражения операции по отгрузке товаров в программе "1С:Бухгалтерия предприятия 8" необходимо перейти в раздел "Продажи", подраздел "Продажи". В зависимости от типа отгрузки создается документ "Реализация (акт, накладная)" с видом "Отгрузка без перехода права собственности" или документ "Товары (накладная)".
В документе необходимо заполнить следующие поля:
- Из счета автоматически подтянутся данные для табличной части.
- По гиперссылке "Подписи" документа можно открыть дополнительное окно для указания уточняющей информации об участниках операции с целью автоматического заполнения соответствующих строк УПД.
- По гиперссылке "Доставка" документа можно открыть дополнительное окно для указания сведений о транспортировке (для УПД), таких как номер и дата транспортной накладной, вид упаковки и масса груза.
- Если необходимо, можно указать сведения об иных документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД (например, о паспортах, сертификатах соответствия и т.п.).
Для создания счета-фактуры на отгруженные товары необходимо нажать на кнопку "Выписать счет-фактуру" внизу документа. При этом автоматически создается документ "Счет-фактура выданный", в котором все поля автоматически заполняются на основании данных документа "Реализация". Если используется электронный документооборот, то в поле будет указана дата отправки файла электронного счета-фактуры оператором ЭДО.
Важность товарной накладной
Когда товары доставляются службой доставки (например, курьерской службой или службой продавца), покупатель должен подписать товарную накладную. Это распространяется на любые ситуации, включая доставку посылки частному лицу из другого города или поставку замороженных пельменей в продовольственный магазин. Если предприниматель заказывает определенное количество товара, ему также должна быть выдана соответствующая товарная накладная. Подписывая накладную, покупатель подтверждает получение товара и отсутствие претензий к поставщику.
Кроме того, чтобы подтвердить расходы, связанные с приобретением товаров, необходимо иметь соответствующую сопроводительную документацию - товарную накладную. Это особенно важно для предприятий, работающих в рамках основной или упрощенной системы налогообложения, так как налоговая инспекция может потребовать доказательств расходов. Подписывая товарную накладную, покупатель подтверждает получение товара и факт его оплаты, что позволяет использовать этот документ в качестве доказательства расходов при подаче налоговой отчетности.
Обязательное оформление
Согласно законодательству, все организации, занимающиеся производством, хранением и продажей товаров, обязаны вести документальное оформление своей деятельности. Для этого используются первичные учетные документы, которые составляются и утверждаются руководством компании. Эти документы являются основой для ведения бухгалтерского учета и отчетности, а также позволяют контролировать оборот средств и оценивать финансовое состояние компании. Правильное ведение первичных учетных документов является требованием не только законодательства, но и необходимым условием для эффективного управления бизнесом.
При изучении правил оформления товарной накладной и ТОРГ-12 со стороны продавца важно учитывать, что в конце 1990-х годов Росстат опубликовал постановление №132, в котором содержится полный каталог учетных документов, включая форму ОКУД 0330212, которая является товарной накладной.
Этот документ применяется при передаче товарно-материальных ценностей от одного лица к другому.
